„Számlaforgalom online” –Tegyünk különbséget az elektronikus számlázás és az emailben továbbított számla között!

Azok az eladók, akik nem szeretnék a sokszor kiszámíthatatlan postai úton eljuttatni a számlákat partnereik részére, egyre gyakrabban küldik el azokat e-mailben. Az sem utolsó szempont számukra, hogy mindezt gyorsabban, költségtakarékosabb módszerrel tehetik meg, bízva abban, hogy az hamarabb eljut a vevő felé és pénzügyileg rendezésre kerül.
Azok, akik úgy gondolják, hogy ez a módszer megegyezik az elektronikus számlázással, és számláikat nyugodtan küldhetik e-mailben, helytelenül járnak el. Fontos tudni, hogy jogi értelemben az e-mailben elküldött számla nem minősül számlának, azok alapján adólevonási jog nem gyakorolható.

Az alábbiakban ismertetésre kerülnek a számlázás ide vonatkozó előírásai, hogy segítsenek azok alkalmazásában. A számlázás szabályait az ÁFA tv. mellett a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet tartalmazza.
Ez utóbbi rögzíti a nyomtatványként nyomdai úton előre előállított számla, nyugta adóigazgatási azonosításra alkalmasságának a szabályait, illetve a számítástechnikai eszköz útján, papírra nyomtatott számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának az előírásait. A fenti szabályozásból ki kell emelnünk azt, hogy a számlakibocsátónak az általa kiállított számlákat szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.

A számítógéppel előállított számla esetében a szigorú számadási kötelezettség úgy valósul meg, hogy a program (beleértve az alaki hibás, tartalmilag rontott, megsemmisült vagy elveszett számlát is) kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolást. Ehhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatása esetén a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy hány példányban készült.
A számítógéppel előállított számlára vonatkozó szabályozásból következik, hogy a számítógéppel előállított számla minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni. A papír alapon előállított számla esetében ugyanis feltétel, hogy az fizikailag, papírként realizálódjék. Mindezek alapján jelenleg nincs lehetőség a számítógéppel előállított számla pusztán elektronikus formában való továbbítására, azt a vevőhöz papír formában kell eljuttatni. A vevő az adólevonási jogát csak akkor gyakorolhatja, ha az adott ügylet teljesítését tanúsító, nevére szóló számla a személyes rendelkezésére áll, és ez a számla nem lehet más, mint az eredeti számla.

Azoknak, akik bíznak abban, hogy a jövőben az elektronikus számla a következő években fel fogja váltani és egyre inkább a háttérbe fogja szorítani a papíralapú számlákat, érdemes tanulmányozniuk az alábbi szabályokat, hogy lássák, mivel kell szembenézniük annak bevezetése kapcsán.
A legfontosabb követelményt az Áfa tv. fogalmazza meg, mely szerint számlát elektronikus úton kibocsátani, illetve erre adólevonási jogot alapítani kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. Ennek érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlát – az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti- legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni, vagy az elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani.
Az előzőekben említett esetben ehhez a számlabefogadó előzetes beleegyezése szükséges, míg az EDI alkalmazására és használatára csak akkor kerülhet sor, ha a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője erről előzetesen írásban megállapodott.
Ekkor a számlakibocsátásra kötelezett az adott hónapban kibocsátott számlákról köteles papíron havi rendszerességgel kiegészítő összesítő jelentést készíteni és azt a vevőjének elküldeni.

A gyakorlatban hogyan valósulhat meg az elektronikus számlázás?
Az elektronikus számla egy fájl, ami elektronikusan hitelesített formában ugyanazokat a számlaadatokat tartalmazza, mint a papír számla.
Az elektronikus számlát a számlakibocsátó a jogszabályoknak megfelelően elektronikus úton „lebélyegzi” és elektronikusan aláírja. Az így hitelesített számla tartalma nem módosítható, ezért ugyanúgy könyvelhető, mint egy hagyományos papír számla.
A számlakibocsátó elkészíti és hitelesíti az elektronikus számlát, majd vagy maga küldi el a számlabefogadóhoz, vagy egy ezzel foglalkozó szolgáltatót bíz meg a kézbesítéssel.
Az elektronikus számlák befogadására minden cégnek érdemes felkészülnie. Az elektronikus számlázás előnyeit leginkább azok tudják kihasználni, akikhez nagy mennyiségű számla érkezik, mert megtakaríthatják a kézi adatrögzítés és a papír számlák tárolásának költségét. Ez nemcsak gyorsabb, olcsóbb és kényelmesebb megoldás, mint a papír, de környezetbarát is, mivel a cég papírfelhasználása nagymértékben csökken, hiszen nem kell a számlát kinyomtatni és szállítani, az elektronikusan tárolható és továbbítható.

Miután az elektronikus számlázás a papír alapú számlázással szemben rengeteg előnyt nyújt, érdemes a vállalkozásoknak megfontolni annak bevezetését. Jelenleg még az elektronikus számlázás a nagyvállalati szektorban jellemezőbb, azonban az általános forgalmi adó tervezett változásainak és az EU új számlázási irányelvének köszönhetően egyre szélesebb körben való elterjedése várható.
Önnek mi a véleménye? Jelenleg papír alapon vagy elektronikus úton számláznak? Érdemesnek tartja a felsorolt előnyöket figyelembe véve bevezetni az elektronikus számlázást?

A témához kapcsolódóan ajánljuk figyelmébe az “Amit a számlázásról mindenképpen tudni kell” című e-bookunkat, melyet itt tud letölteni. Olvassa el Ön is!

Szóljon hozzá a bejegyzéshez!

Nincs hozzászólás

Vissza az oldal tetejére